الأربعاء - 12 مايو 2021
الأربعاء - 12 مايو 2021
جوني كرم. (من المصدر)

جوني كرم. (من المصدر)

6 نصائح للتخلص من البيانات الإلكترونية غير الضرورية

حددت فيريتاس تكنولوجيز، مجموعة من أفضل الممارسات التي من شأنها تمكين المؤسسات في جميع أنحاء العالم من التخلص بثقة من البيانات غير الضرورية، ومساعدتها على الحد من التكاليف والانبعاثات الضارة لكوكبنا وتعزيز الامتثال؛ ولخصتها في 6 نصائح كالتالي:

1. تحديد جميع مخازن البيانات، والاطلاع على البيانات بشكل عام: يعتبر تخطيط البيانات واكتشافها الخطوات الأولى لفهم كيفية تدفق المعلومات في أي مؤسسة. ويمثل اكتساب إمكانية الاطلاع على مخازن البيانات والمعلومات الحساسة، ومعرفة الأشخاص القادرين على الوصول إليها ومدة الاحتفاظ بها، خطوة أولى بالغة الأهمية في متابعة البيانات المظلمة، وأساساً رئيسياً للخطوات التالية.

2. تحديد البيانات المظلمة: تتيح المنهجية الاستباقية في إدارة البيانات للمؤسسات الحصول على رؤية واضحة للبنية التحتية لبياناتها، وآليات تخزينها وإنشاء نسخة احتياطية منها، بحيث تتمكن من التحكم بالمخاطر المرتبطة بالبيانات، واتخاذ قرارات مدروسة جيداً بشأن ما يمكن حذفه منها بثقة.

3. أتمتة الإجراءات الدورية لاكتشاف البيانات وتحديدها: لمواكبة ثورة البيانات، يجب أن تتجه الشركات نحو أتمتة عمليات التحليل والتتبع ورفع التقارير الضرورية للامتثال بالمساءلة المؤسسية عن البيانات المظلمة، واستخدام الملفات والأمان. وقد تحتاج الشركات معالجة أحجام مهولة من البيانات والملفات، وبالتالي، يجب أن تتكامل منهجية تحديد الملفات مع حلول الأرشفة والنسخ الاحتياطي والأمان، لمنع أي فقدان للبيانات، وضمان الاحتفاظ بالبيانات وفقاً للسياسة.

4. تقليص البيانات إلى حدودها الدنيا، وتحديدها بالضوابط: يسهم تقليص البيانات إلى حدودها الدنيا وتحديدها بضوابط حسب غرض استخدامها في ضمان تخفيض المؤسسات لكمية بياناتها المخزنة، والتأكد من ارتباط ما يتم الاحتفاظ به بشكل مباشر مع الغرض الذي جُمع لأجله. وتتيح محركات التصنيف والاحتفاظ المرن والسياسة المتوافقة مع إجراء عمليات الحذف الموثوق للمعلومات غير ذات الصلة، ما يعتبر حجر الزاوية لأي مشروع بيانات مظلمة، وامتثالاً على مستوى الشركة.

5. المراقبة لضمان الالتزام المستمر بمعايير الامتثال: توّفر قواعد الامتثال، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات، ينبغي على جميع المؤسسات الإبلاغ عن أنواع محددة من انتهاكات البيانات إلى الجهات الإشرافية ذات الصلة، والأفراد المتضرّرين في بعض الأوقات. ويجب أن تقيّم المؤسسات قدرتها على مراقبة أنشطة الانتهاك، والمسارعة لبدء إجراءات الإبلاغ ضماناً للامتثال.

6. ترسيخ ثقافة الامتثال: عندما تُدار البيانات بشكل صحيح، تتحول إلى مورد بالغ الأهمية للشركات. لكن البيانات المظلمة تشكل عناصر ضارّة تعيق الشركات عن ممارسة أعمالها. ويجب توظيف السياسات ومبادرات التدريب والتواصل لتعزيز توعية الموظفين حول مخاطر منهجية التخزين الكامل للبيانات. وتعتبر مشاركة المسؤولين التنفيذيين أمراً بالغ الأهمية، إذ أن تغيير ثقافة الشركة يبدأ من أعلى المستويات في المؤسسة.

وقال جوني كرم، المدير العام ونائب الرئيس الإقليمي للأسواق الناشئة الدولية لدى فيريتاس تكنولوجيز حول هذه النصائح التي أصدرتها الشركة بمناسبة اليوم العالمي للأرض:

"تعمل الشركات في مختلف أنحاء العالم على تطوير ممارساتها لتكون أكثر استدامة ومراعاة للبيئة، بدءاً من استخدام مصادر الطاقة المتجدّدة وصولاً إلى الانتقال إلى استخدام أساطيل السيارات الكهربائية. ولكن عند التفكير في وسائل للحدّ من الانبعاثات الكربونية، فإن البيانات، ولا سيّما ’البيانات المظلمة‘، تعد إحدى العوامل التي يندر أخذها بعين الاعتبار من حيث تأثيرها على البيئة.

وأضاف، كشفت دراسة مخزون البيانات المتراكمة التي أجرتها فيريتاس أن 52% من مجموع البيانات التي خزّنتها المؤسسات في جميع أنحاء العالم تعتبر «مظلمة»، ما يعني أن المسؤولين عن إدارتها يجهلون تماماً ماهية هذه البيانات أو قيمتها. وبالرغم من أن الشركات الإماراتية أفضل قليلاً من المعدل الوسطي العالمي، إلا أن نسبة هذه البيانات المظلمة في الدولة تصل إلى 47%.

وأوضح، عند مناقشة تكلفة البيانات المظلمة يتم في أغلب الأحيان مناقشتها من الجانب المادي، ويتم التغاضي عن الجانب البيئي. إلا أن تخزين البيانات المظلمة قد يستهلك كميات كبيرة جداً من الطاقة، ما ينجم عنه انبعاثات غير ضرورية من ثاني أكسيد الكربون، تقدّر بـ 6.4 مليون طن سنوياً. ويتوقع المحلّلون ارتفاع كمية البيانات المخزّنة في جميع أنحاء العالم العالم إلى 175 زيتابايت بحلول عام 2025، أي أربعة أضعاف كمية البيانات المخزنة في عام 2018؛ وسيكون تأثيرها على البيئة مدمراً ما لم نسارع بتطبيق التغييرات الضرورية الآن.

تستطيع الشركات إحداث فرق كبير بمجرّد التحكم في بياناتها، ومراجعة سياساتها في التخزين، والتأكد من خلوّها من أي معلومات غير ضرورية. حيث يفيد التخلص من البيانات غير الهامة من منظور التكلفة والامتثال، ويساعد في الحد من الانبعاثات الضارة لكوكبنا.

#بلا_حدود