استعرضت اليوم شركة إنفور، الخطوات التي ينبغي لهذه المؤسسات اتباعها لضمان توفر معايير الأمن والسلامة في بيئة العمل.
وقال سمير ماكهيجا، رئيس تطوير الأعمال لحلول إدارة الأصول لدى الشركة في منطقة الشرق الأوسط والهند وأفريقيا، لم يعد تشغيل بيئة عمل مناسبة وآمنة مجرد جزء مهم من إجراءات صيانة المؤسسات، بل بات اليوم يعد مطلباً أساسياً من أجل إعادة العالم إلى العمل. وفي هذا الوضع الطبيعي الجديد، لن يكون كافياً للمؤسسات حول العالم أن تعمل على تحسين ممارسات التنظيف والتعقيم، بل سيتطلب الأمر إثبات ذلك ضمن إجراءات تدقيق بأنها اتبعت هذه الممارسات في الوقت المناسب وبالطريقة المحددة.
واستعرضت شركة إنفور 5 مجالات رئيسية يجب على أصحاب العمل النظر فيها من أجل ضمان إعادة فتح آمنة للأعمال وضمان استمرارية التشغيل، وهي:
التزام الموظفين بضوابط النظافة أثناء التشغيل
جميع العاملين على مستوى الصناعة سيخضعون لإرشادات وضوابط جديدة فيما يتعلق بالحفاظ على السلامة المادية لبيئة العمل. وسيجب على الجميع اتباع وسائل جدية للأعمال، ويشمل ذلك كل الفئات بما في ذلك الفنيون الميدانيون، ومشرفو الأمن والحراسة، إلى موظفي المستودعات، والمشرفين على المباني والمنشآت.
تحديث إجراءات الصيانة الوقائية
إن إجراءات الحفاظ على أمن وسلامة بيئة العمل مصممة وفق جداول دورية وقائية. ولذا، فإنه من الضروري أن يتم تحديث هذه الجداول بما يتناسب مع التغيرات المتسارعة التي تشهدها المتطلبات.
فالاستخدام الصحيح للمعدات الوقائية وطريقة التخلص منها، واستخدام مواد التعقيم اللازمة، وكيفية الحفاظ على التباعد اللازم في المناطق الضيقة تعد من الأمثلة على القضايا التي يجب عليك التفكير ملياً في التعامل معها.
تحديد الأصول المعرضة للخطر
وتتمثل في تحديد أهم الأصول بالنسبة لعمليات الشركة، وهو ما يعني بالتالي أنها تشكل الخطر الأكبر على استمرارية الأعمال. وحتى في الظروف العادية، يجب أن يتم تصنيف الأصول وفق درجة ضرورة التأثير على سير أعمال الشركة فيما لو تعرضت هذه الأصول لأي عطل كان. ومن العوامل الأخرى التي يجب أخذها بعين الاعتبار – وذلك حسب مجال الصناعة – تتضمن سلامة المستخدم، ومستوى رضا العملاء، والتأثير البيئي، ودرجة الامتثال للوائح الحكومية والمحلية، والحفاظ على هوامش الأرباح المنشودة.
الاستعداد لأية تغييرات في التوقعات
سيتمكن العالم من التعرف إلى المزيد مع استمرار العودة إلى العمل. وتعزيز إجراءات إدارة المخاطر الداخلية ستضمن جاهزية المؤسسات لأية إجراءات تدقيق تخضع لها.
تلاحظ شركة Pwc أنه «في هذه الأوقات الصعبة، فإن المسؤولين عن إجراءات التدقيق الداخلي أمام مسؤولية وفرصة لمساعدة شركاتهم في التعامل مع أهم المخاطر التي أبرزتها أو تسببت بها جائحة كوفيد-19».
كما كتبت شركة «كي بي إم جي» أنه يجب على فرق التدقيق الداخلي أن تناقش الأولويات والإجراءات مع إداراتهم يومياً، مع التركيز على بعض الجوانب ذات الخطورة الأعلى، ليكونوا بمثابة «عين الإدارة التي تسير على أرض الواقع»، بينما يكون هؤلاء التنفيذيون مشغولين بالحفاظ على استمرار سير الأعمال، وسط العديد من النصائح التي تغرق جداول أعمالهم.
الانتقال من الصيانة الوقائية إلى الصيانة اللازمة
إجراءات الصيانة اللازمة (والتي تعرف اختصاراً باسم RxM) لا تقتصر على توقع الأعطال، بل تتعدى الأمر لاقتراح الخطوات اللاحقة. وفي حين يمكن للصيانة الاستباقية أن تشير إلى العمر الافتراضي المتوقع قبل أن تتعرض الأصول لأية أعطال، فإن إجراءات الصيانة اللازمة تساعد في معرفة كيفية تشغيل الآلات في مختلف السيناريوهات بما يحقق أطول عمر عمل افتراضي لهذه الآلات قبل أن تواجه أية أعطال محتملة. الصيانة الاستباقية تقدم لك البيانات الأولية اللازمة لاتخاذ القرارات، في حين أن الصيانة اللازمة RxM تزودك بمختلف الحلول المتاحة، مدعومة بالبيانات. وباستخدام منهجية RxM، يمكن للمرء أن يقارن بين مختلف أمثلة محاكاة التشغيل دون الحاجة لتجريب كل منها واقعياً.