أصدر سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي، رئيس المجلس التنفيذي لإمارة دبي، القرار رقم (25) لسنة 2020 بشأن (السِّجل الموحَّد لموظَّفي حكومة دبي)، والمتضمِّن تفاصيل وضوابط إنشاء هذا السجل لتشكيل قاعدة بيانات موحدة للموظفين الحكوميين في الإمارة.
وأوضح القرار الأهداف الخمسة من إنشاء هذا السجل وهي: إيجاد مصدر موثوق لبيانات الموظفين، حصر بيانات الموظفين وتصنيفها وضمان دقتها وجودتها، إدارة ومراقبة بيانات الموظفين ضمن إطار موحد، المساهمة في عمليات التخطيط واتِّخاذ القرارات المتعلقة بالموارد البشرية على مستوى الحكومة والجهات الحكومية، والاستجابة لتطبيق سياسات الإمارة نحو التحوُّل الذكي.
ونصَّت المادة الرابعة من القرار على: ينشأ في المنصة الإلكترونية سجل يُسمى (السجل الموحد لموظفي حكومة دبي)، تتولى إدارته والإشراف عليه دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي ومؤسسة بيانات دبي، كلٌّ بحسب اختصاصاته المقرَّرة بموجب التشريعات السارية وهذا القرار.
وعرَّف القرار المنصة الإلكترونية بأنها: منظومة إلكترونية تتألف من أجهزة وبرمجيات وشبكات وأنظمة تخزين وموقع إلكتروني للاتصال والتواصل، يتم بواسطتها نشر وتبادل بيانات دبي بما في ذلك بيانات الموظفين.
وأشار القرار إلى أن السجل يعد المصدر الرسمي والوحيد على مستوى الإمارة، في كل ما يتعلق ببيانات موظَّفي الحكومة، ويحقُّ لأي جهة حكومية بدبي، باستثناء سلطات المناطق الحرة، استخدام بيانات موظفيها المتوفِّرة في السجل دون الحاجة إلى الحصول على التصريح.
اختصاصات الدائرة
وحدَّد القرار في مادته الخامسة 7 اختصاصات لدائرة الموارد البشرية لحكومة دبي لتحقيق أهداف السجل، تتمثل في: تحديد البيانات الإلزامية والاختيارية الواجب إدراجها في السجل بعد اعتمادها من المؤسسة، ومتابعة التزام الجهات الحكومية بهذا التحديد عند تغذية السجل ببيانات موظفيها، ووضع المعايير المتعلقة بجودة البيانات الخاصة بالموظفين في السجل، والعمل على تطبيقها بالتنسيق مع الجهات الحكومية بعد اعتمادها من المؤسسة.
كما تتضمن اختصاصات الدائرة: تصنيف البيانات الخاصة بالموظفين في السجل بعد اعتمادها من مؤسسة بيانات دبي، ومتابعة التزام الجهات الحكومية بهذا التصنيف، واعتماد خطة توفير وتغذية السجل ببيانات الموظفين ومتابعة تنفيذها وفقاً للمعايير المعتمدة لديها في هذا الشأن، وإصدار التصريح (الموافقة الصادرة عن الدائرة التي يُصرِّح بموجبها للجهة الحكومية أو لأي فرد أو جهة أخرى بالوصول إلى السجل، للاطِّلاع على البيانات الخاصة بالموظَّفين)، وفقاً للّائحة والاشتراطات والمتطلبات والإجراءات المعتمدة لديها في هذا الشأن.
كما تلتزم الدائرة بالمحافظة على سِرية وخصوصية البيانات في السجل، ورفع تقرير ربع سنوي لمؤسسة بيانات دبي، يتضمن مدى التزام الجهات الحكومية بتنفيذ الخطة المشار إليها ونسب الإنجاز.
مؤسسة بيانات دبي
ونصَّت المادة السادسة على 10 مهام وصلاحيات لمؤسسة بيانات دبي، تتمثل في: تصميم السجل، وربطه مع السجلات المرجعية الأخرى المنشأة بالإمارة، واعتماد المعايير المتعلقة بجودة البيانات التي تضعها الدائرة، والتحقق من التزام الجهات الحكومية بهذه المعايير، والتحقق من التزام الجهات الحكومية بإدراج البيانات الإلزامية والاختيارية في السجل، واعتماد وصف وتصنيف البيانات التي يجب على الجهة الحكومية تغذيتها في السجل، وفقاً لما هو معتمد بدليل بيانات دبي، والإشراف والرقابة على التزام الجهات الحكومية بهذا الوصف والتصنيف.
كما تشتمل اختصاصات المؤسسة على: تدريب الموظفين وتوعيتهم حول التطبيقات المختلفة للسجل، وشروط وضوابط استخدامه، وإعداد دليل خاص بكيفية استخدام السجل، وإتاحته للجهات الحكومية، واتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على سرية وخصوصية البيانات في السجل، ورفع تقرير في نهاية كل سنة للمجلس التنفيذي يتضمن مدى التزام الجهات الحكومية بأحكام هذا القرار ونسب الإنجاز، وتوصيات المؤسَّسة في هذا الشأن، والتنسيق مع المركز في كل ما يتعلق بأمن وحماية البيانات والأنظمة الإلكترونية والربط بالمنصة الإلكترونية، وأي مهام أو صلاحيات أخرى تندرج ضمن اختصاص المؤسسة، تكون لازمة لتحقيق الأهداف المرجوّة من السجل.