تتيح لك مهارات الاتصال أن تفهم ويفهمك الآخرون، حيث مشاركة الأفكار مع الآخرين، والاستماع بنشاط في المحادثات، وإعطاء وتلقي الملاحظات والتحدث أمام الجمهور.
مهارات الاتصال التي يتم تصنيفها باستمرار كواحدة من أكثر المهارات المدرجة شيوعاً في إعلانات الوظائف الجديدة من قبل أرباب العمل، يمكن أن يساعدك الاستخدام الفعال لمهارات الاتصال وتحسينها وعرضها على التقدم في حياتك المهنية والقدرة على المنافسة عند البحث عن وظائف جديدة.
في هذه المقالة، نناقش ما هي مهارات الاتصال وأنواعها وأهميتها، وكيف يمكنك تحسينها وطرق إبرازها خلال بحثك عن وظيفة مع أمثلة على مهارات الاتصال الرئيسية.
تعريف مهارات الاتصال
مهارات الاتصال هي القدرات التي تستخدمها عند إعطاء وتلقي أنواع مختلفة من المعلومات، في حين أن هذه المهارات قد تكون جزءاً منتظماً من حياتك العملية اليومية، فإن التواصل بطريقة واضحة وفعالة يعد مهارة خاصة ومفيدة للغاية. إن التعلم من المتصلين الرائعين من حولك والممارسة النشطة لطرق تحسين اتصالاتك بمرور الوقت، سوف يدعم بتأكيد جهودك لتحقيق أهدافك الشخصية والمهنية المختلفة.
تتضمن مهارات الاتصال الاستماع والتحدث والملاحظة والتعاطف، ومن المفيد أيضاً فهم الاختلافات في كيفية التواصل من خلال التفاعلات وجهًا لوجه والمحادثات الهاتفية والاتصالات الرقمية مثل البريد الإلكتروني والوسائط الاجتماعية.
ما هي أنواع مهارات الاتصال؟
هناك عدة طرق مختلفة نشارك بها المعلومات مع بعضنا البعض، وهذه تعرف بمهارات الاتصال التي تنقسم إلى 4 فئات رئيسية تكون كالآتي:
1. التواصل اللفظي
التواصل اللفظي هو استخدام اللغة لنقل المعلومات من خلال التحدث أو لغة الإشارة، إنه أحد أكثر الأنواع شيوعاً، وغالباً ما يستخدم أثناء العروض التقديمية ومؤتمرات الفيديو والمكالمات الهاتفية والاجتماعات والمحادثات الفردية.
الاتصال اللفظي مهم لأنه فعال، قد يكون من المفيد دعم التواصل اللفظي من خلال التواصل غير اللفظي والكتابي.
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتطوير مهارات الاتصال اللفظي لديك:
- استخدم صوتاً قوياً وواثقاً من التحدث خاصة عند تقديم المعلومات إلى عدد قليل أو مجموعة من الأشخاص، تأكد من استخدام صوت قوي حتى يتمكن الجميع من سماعك بسهولة.
- كن واثقاً عند التحدث حتى تكون أفكارك واضحة ويسهل على الآخرين فهمها.
- تجنب الكلمات الإضافية، قد يكون من المغري خاصة أثناء العرض التقديمي، استخدام كلمات حشو مثل «أم» أو «أعجبني» أو «هكذا» أو «نعم»، في حين أنه قد يبدو طبيعياً بعد إكمال جملة أو التوقف مؤقتاً لجمع أفكارك، إلا أنه يمكن أيضاً أن يشتت انتباه جمهورك، حاول استبدالها بأخذ نفس عندما تميل إلى استخدامها.
2.التواصل غير اللفظي
التواصل غير اللفظي هو استخدام لغة الجسد والإيماءات وتعبيرات الوجه، لنقل المعلومات للآخرين، يمكن استخدامه سواء عن قصد أو عن غير قصد. على سبيل المثال: قد تبتسم بدون قصد عندما تسمع فكرة أو معلومة ممتعة.
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتطوير مهارات الاتصال غير اللفظي لديك:
- عندما تواجه مجموعة من المشاعر (أي شيء من النشاط أو الملل أو السعادة أو الإحباط)، حاول تحديد المكان الذي تشعر فيه بهذه المشاعر داخل جسدك، يمكن أن يمنحك تطوير الوعي الذاتي حول كيفية تأثير عواطفك على جسمك إتقاناً أكبر لعرضك الخارجي.
- ابذل جهداً لإظهار لغة الجسد الإيجابية عندما تشعر باليقظة والانفتاح والإيجابية تجاه محيطك، يمكنك أيضاً استخدام لغة الجسد لدعم تواصلك اللفظي إذا شعرت بالارتباك أو القلق.
- إذا وجدت تعابير وجه معينة أو لغة جسد مفيدة لإعداد معين، فاستخدمها كدليل عند تحسين اتصالاتك غير اللفظية.
3.الاتصال الكتابي
الاتصال الكتابي هو عملية كتابة أو طباعة الرموز مثل الأحرف والأرقام لنقل المعلومات، إنه مفيد لأنه يوفر سجلاً للمعلومات للرجوع إليه.
تُستخدم الكتابة بشكل شائع لمشاركة المعلومات من خلال الكتب والنشرات والمدونات والرسائل والمذكرات والمزيد، تعد رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات شكلاً شائعاً من أشكال الاتصال الكتابي في مكان العمل.
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتطوير مهارات الاتصال الكتابي لديك:
- يجب أن تكون الاتصالات الكتابية بسيطة وواضحة قدر الإمكان.
- حاول أن تبقي كتابتك بسيطة وواضحة قدر الإمكان وتابعها بالاتصالات اللفظية حيث يمكنك إضافة المزيد من الشخصية.
- يساعدك تخصيص وقت لإعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو المذكرات في تحديد الأخطاء أو الفرص لقول شيء مختلف.
- إذا تلقيت كتيباً أو بريداً إلكترونياً أو مذكرة معينة تجدها مفيدة أو مثيرة للاهتمام بشكل خاص، فاحفظها للرجوع إليها عند كتابة مراسلاتك الخاصة، يمكن أن يساعدك دمج الأساليب التي تعجبك على التحسين بمرور الوقت.
4.الاتصال المرئي
الاتصال المرئي هو فعل استخدام الصور الفوتوغرافية والفنون والرسومات والمخططات والرسوم البيانية، لنقل المعلومات.
غالباً ما تستخدم العناصر المرئية كوسيلة مساعدة أثناء العروض التقديمية لتوفير سياق مفيد جنباً إلى جنب مع التواصل الكتابي أو الشفهي، نظراً لأن الناس لديهم أساليب تعلم مختلفة، فقد يكون الاتصال المرئي أكثر فائدة للبعض لاستهلاك الأفكار والمعلومات.
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتطوير مهارات الاتصال المرئي لديك:
- إذا كنت تفكر في مشاركة وسيلة مساعدة مرئية في عرضك التقديمي أو بريدك الإلكتروني، ففكر في سؤال الآخرين عن آرائهم، يمكن أن تؤدي إضافة العناصر المرئية أحياناً إلى جعل المفاهيم مربكة أو مشوشة، لكن تكوين وجهة نظر خارجية يساعدك في الحصول على منظور واضح.
- تأكد من تضمين العناصر المرئية التي يسهل فهمها من قبل جمهورك مثل الصور أو الرسومات.
- حدد أهدافاً شخصية للعمل من خلال الأشياء التي تريد تحقيقها خطوة بخطوة.
ما فوائد مهارات الاتصال الفعال؟
يتضمن الاتصال الفعال معرفة كيفية الاستماع بانتباه، إنها القدرة على تقديم التعاطف والانفتاح والتعليقات المفيدة بناءً على ما تسمعه، كما أن السلوك الودود والثقة والتواصل غير اللفظي الجيد، سيساعدك أيضاً كمدير على تطوير علاقات جيدة مع أعضاء فريقك.
سنتكشف بعض فوائد الاتصال الفعال في السطور التالية:
1. بناء الثقة
التواصل الفعال يعزز الثقة مع الآخرين، تساعد قدرتك على الاستماع باهتمام وتبني وجهات نظر مختلفة الآخرين على الثقة في أنك تتخذ قرارات مثالية لكل فرد في المجموعة، نظراً لأنك تعمل كنموذج يحتذى به، فسوف تمتد هذه الثقة إلى فريقك وسيشعرون كما لو أنهم يستطيعون الوثوق بزملائهم في الفريق للوفاء بواجباتهم ومسؤولياتهم.
2. منع أو حل المشاكل
تلعب القدرة على التواصل بشكل فعال دوراً كبيراً في حل النزاعات ومنع نشوب النزاعات المحتملة، المفتاح هو التزام بالهدوء والتأكد من سماع جميع الأطراف وإيجاد حل مثالي لجميع المعنيين.
3. توفير الوضوح والتوجيه
بفضل مهارات الاتصال الفعال، يمكنك تقديم توقعات وأهداف واضحة لفريقك، يتضمن ذلك إيجاد طرق بناءة للإشارة عندما لا يعمل شيء ما بالإضافة إلى تقديم ملاحظات مفيدة لإعادة الأشخاص إلى المسار الصحيح، سيفهمون مهامهم ومسؤولياتهم المحددة، وكذلك مهام زملائهم في الفريق، ما سيساعد في القضاء على النزاعات والارتباك.
4. يخلق علاقات أفضل
يعمل التواصل الجيد أيضاً على تحسين العلاقات، سواء مع الموظفين أو في حياتك الشخصية مع الأصدقاء وأفراد الأسرة، الاستماع بعناية وتقديم ملاحظات عالية الجودة يساعد الناس على الشعور بأنهم مسموعون ومفهومون، وهذا بدوره يغذي الاحترام المتبادل.
5. يزيد من المشاركة
مع شعور الناس بمزيد من الثقة في عملهم وفي فهمهم لما يتعين عليهم القيام به، يصبحون أكثر انخراطاً في عملهم ككل. وفقاً لدراسة حديثة تستكشف سيكولوجية مشاركة الموظفين، فإن 15% فقط من الموظفين البالغين يتعاملون مع أرباب عملهم، من خلال إعطاء الأولوية للتواصل الفعال، يمكنك زيادة المشاركة وبالتالي زيادة الرضا بين أعضاء فريقك.
6. يحسن الإنتاجية
عندما يفهم أعضاء الفريق أدوارهم وأدوار الآخرين وتوقعاتك، يمكنهم التركيز أكثر على عملهم وبدرجة أقل على قضايا مكان العمل.
من خلال التواصل الفعال، يتم حل نقاط الخلاف بسرعة، ويمكن للموظفين إدارة عبء العمل بشكل أفضل وتقليل عوامل التشتيت، وتساهم هذه الفوائد في زيادة الإنتاجية لك ولفريقك.
7. يعزز بناء الفريق
مع تحسين الاتصال، سيكون أعضاء الفريق أكثر قدرة على الاعتماد على بعضهم البعض، لن يشعر أحد أعضاء الفريق كما لو كان عليه أن يحمل المجموعة بأكملها.
سيشجع هذا التقسيم المحسن للعمل المشاعر الإيجابية والعلاقات بين أعضاء الفريق، ما يؤدي إلى تحسين الروح المعنوية وخبرات العمل.
كيف تمارس مهارات الاتصال؟
في حين أن هناك العديد من مهارات الاتصال التي ستستخدمها في سيناريوهات مختلفة، فهناك عدة طرق يمكنك من خلالها أن تكون متواصلاً فعالاً:
1.كن واضحاً ومختصراً
إن جعل رسالتك سهلة الاستهلاك قدر الإمكان يقلل من فرصة سوء الفهم، ويسرع المشاريع ويساعد الآخرين على فهم أهدافك بسرعة، بدلًا من التحدث بجمل طويلة ومفصلة، تدرب على اختزال رسالتك وصولاً إلى معناها الأساسي، بينما يعد توفير السياق مفيداً، فمن الأفضل تقديم المعلومات الأكثر أهمية عند محاولة توصيل فكرتك أو تعليماتك أو رسالتك.
2.مارس التعاطف
يمكن أن يساعدك فهم مشاعر زميلك وأفكاره وأهدافه عند التواصل معه، على سبيل المثال: قد تحتاج إلى مساعدة من الأقسام الأخرى لبدء المشروع، إذا لم يكونوا على استعداد للمساعدة أو كانت لديهم مخاوف، فإن ممارسة التعاطف يمكن أن تساعدك في وضع رسالتك بطريقة تعالج مخاوفهم.
3.كن واثقاً
في بعض الأحيان، من الضروري أن تكون حازماً للوصول إلى أهدافك سواء كنت تطلب زيادة في الراتب أو تبحث عن فرص مشروع أو تقاوم فكرة لا تعتقد أنها ستكون مفيدة.
بينما يعد التقديم بثقة جزءاً مهماً من مكان العمل، يجب أن تكون دائماً محترماً في المحادثة، الحفاظ على نبرة صوت معتدلة وتقديم أسباب سليمة لتأكيداتك سيساعد الآخرين على تقبل أفكارك.
4.كن هادئاً ومتسقاً
عندما يكون هناك خلاف أو تعارض، قد يكون من السهل إدخال العاطفة في اتصالاتك، من المهم أن تظل هادئاً عند التواصل مع الآخرين في مكان العمل، كن على دراية بلغة جسدك من خلال عدم عقد ذراعيك أو تحريك عينيك، يمكن أن يساعدك الحفاظ على لغة جسد متسقة والحفاظ على نبرة صوت متساوية في الوصول إلى نتيجة سلمية ومثمرة.
5.استخدم لغة الجسد واقرأها
لغة الجسد هي جزء أساسي من التواصل في مكان العمل، انتبه جيداً للرسائل التي يرسلها الأشخاص بتعابير وجههم وحركاتهم، يجب أيضاً أن تنتبه جيداً للطريقة التي قد تتواصل بها (بقصد أو بغير قصد) بلغة جسدك.
كيف يمكن تحسين مهارات الاتصال؟
من خلال الخبرة والممارسة، يمكنك تعلم وتحسين مهارات الاتصال الخاصة بك، ابدأ بتحديد نقاط قوتك ثم مارس تلك المجالات وقم بتطويرها، ومنها:
1.راقب التواصل الجيد من حولك
حدد المهنيين والعائلة والأصدقاء الذين ينقلون الأفكار والمعلومات باستمرار بوضوح مع الاحترام والتعاطف والثقة، ثم راقب ودوِّن ملاحظات حول الطرق المحددة التي يتواصلون بها مع الآخرين.
هل يستخدمون نبرة صوت معينة في بعض الحالات؟ متى؟ كيف يشرحون معلومات أو أفكاراً أو تعليمات معقدة؟ ما أنواع المشاعر التي يستخدمونها عند التواصل، إن وجدت؟ كيف تؤثر اتصالاتهم على الآخرين؟
2.اطلب من صديق أو زميل مقرب النقد البناء
قد يكون من الصعب معرفة كيف يُنظر إليك كمتواصل، للحصول على رأي موضوعي، اطلب من صديق موثوق به أن يقدم ملاحظاته الصادقة، يمكن أن يساعدك فهم مجالات تحسين التواصل في تحديد ما يجب التركيز عليه.
3.تدرب على تحسين عادات الاتصال
العديد من مهارات الاتصال هي عادات قمت بتطويرها بمرور الوقت، ويمكنك تحسين تلك المهارات من خلال ممارسة عادات جديدة تجعلك أفضل في التواصل.
قد يشمل ذلك أن تكون أكثر استجابة للاتصالات عند إرسالها، وتذكير نفسك بالتواصل بالعين، والتدرب على إعطاء ردود فعل إيجابية وطرح الأسئلة في المحادثات.
4.حضور ورش عمل أو دروس مهارات الاتصال
هناك العديد من الندوات وورش العمل والفصول الدراسية عبر الإنترنت وغير المتصلة والتي يمكن أن تساعدك على أن تكون متواصلاً بشكل أفضل قد تشمل هذه الفصول، التعليمات، ولعب الأدوار، والواجبات الكتابية والمناقشات المفتوحة.
5.ابحث عن فرص للتواصل
ابحث عن الفرص داخل وخارج الوظيفة التي تتطلب منك استخدام مهارات الاتصال، وسيساعدك هذا في الحفاظ على المهارات الجيدة جديدة بينما يتيح لك أيضاً فرصة ممارسة مهارات جديدة.