الثلاثاء - 29 نوفمبر 2022
الثلاثاء - 29 نوفمبر 2022

إدراج أرقام هواتف الموظفين نهاية العام و21 ألف إجراء في 3 أشهر

ديناميكية، حيوية، دقيقة، طموحة ومتابعة في العمل، نعوت لا تكاد تفارق مديرة إدارة نظام معلومات الموارد البشرية في الهيئة الاتحادية للموارد البشرية كليثم الشامسي، التي تسعى إلى أن يشهد نظام إدارة معلومات الموارد البشرية «بياناتي» نقلة نوعية في عالم التطبيقات الذكية الخاصة بإجراءات الموارد البشرية المهمة في الحكومة الاتحادية. وأفادت في حوار مع «الرؤية» بأن الهيئة تعكف على إطلاق أربعة مشاريع في الفترة القليلة المقبلة وهي نظام إدارة التدريب والتطوير الإلكتروني، وأتمتة سياسات وقوانين الموارد البشرية، وتفعيل نظام التقارير الذكية بالتوافق مع مؤشرات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية، وإنشاء مكتبة إلكترونية للدورات التدريبية التي يحتاجها موظفو الحكومة الاتحادية. وتطلق الهيئة حزمة من التطبيقات الذكية إلى خدماتها التي تقدمها إلى ما يقرب من 84 ألف موظف يعملون في الوزارات والجهات الاتحادية قبل أكتوبر 2014، وتضم تطبيق (تواصل مع الهيئة) و(امتيازات)، وهو برنامج الحسومات الخاص بموظفي الحكومة الاتحادية، وهو ما أفصحت عنه الشامسي. وأشارت الشامسي إلى أن الهيئة أدرجت أرقام هواتف نحو 32 ألف موظف من إجمالي 51411 موظفاً يعملون في 19 وزارة مشغلة للنظام، وستدرج أرقام هواتف بقية الموظفين مع نهاية العام الجاري. وبلغ إجمالي عدد إجراءات الموارد البشرية التي نفذها موظفو الوزارات والجهات الاتحادية عبر نظام الخدمة الذاتية في «بياناتي» نحو 21 ألف إجراء في الربع الأول من العام 2014، وتربعت وزارة العمل على عرش الجهات من حيث عدد الإجراءات المنفذة، تلتها وزارة الصحة، فوزارة الشؤون الاجتماعية. وأرسل مشروع التنبيهات ما يزيد على 300 ألف رسالة بريد إلكتروني في شهري يناير وفبراير من العام الجاري، تنوعت مواضيعها ما بين التوعوية للتعريف بنظامي إدارة الأداء والتدريب والتطوير، والتعريفية الرامية إلى دعوة موظفي الحكومة الاتحادية إلى حضور الفعاليات والأحداث التي تنظمها الهيئة بشكل دوري. وتالياً نص الحوار: ÷ ما أبرز المشاريع التي تعكفون على إطلاقها والمتعلقة بنظام بياناتي 2014؟ ـ نعتزم في الفترة القليلة المقبلة إطلاق نظام إدارة التدريب والتطوير الإلكتروني، وأتمتة سياسات وقوانين الموارد البشرية، وتفعيل نظام التقارير الذكية بالتوافق مع مؤشرات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية، وإنشاء مكتبة إلكترونية للدورات التدريبية التي يحتاجها موظفو الحكومة الاتحادية. وتسعى الهيئة دائماً إلى قيادة دفة الحراك التكنولوجي الكبير الذي تشهده الحكومة الاتحادية لدولة الإمارات، بغية مواكبة متطلبات مبادرة الحكومة الذكية التي أطلقها صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي «رعاه الله». وستطلق الهيئة حزمة من التطبيقات الذكية لخدماتها التي تقدمها لنحو 84 ألف موظف يعملون في الوزارات والجهات الاتحادية قبل أكتوبر 2014. وتشمل قائمة التطبيقات (الركن الإعلامي) الذي يتضمن محتوى مناشط الهيئة، وتطبيق (اقرأ عن) الذي يضم قائمة بالقوانين والتشريعات وإصدارات الهيئة، ويمكن تصفحها مباشرة، وتطبيق (الفعاليات القريبة) الذي يحتوي على خريطة تضم كل المناشط القريبة من إحداثيات موقع المستخدم الحالية. وتضم القائمة تطبيق (تواصل مع الهيئة) الذي يحتوي على قائمة التواصل مع الهيئة وخريطة الوصول إلى مقرها، وتطبيق برنامج (امتيازات)، وهو برنامج الخصومات الخاص بموظفي الحكومة الاتحادية، الذي يقدم حسومات خاصة لهم. ويتيح تطبيق «امتيازات» للموظفين الاطلاع على قائمة الجهات والمتاجر التي تقدم الحسومات وأماكن وجودها على الخريطة، وكذلك تطبيق «معارف» الخاص بمبادرة شركاء التدريب المفضلين للحكومة الاتحادية، وتطبيق «ما قصرت»، وهو عبارة عن بطاقة شكر إلكترونية يتبادلها موظفو الحكومة الاتحادية تقديراً لجهود بعضهم بعضاً. ÷ كيف تصفين العمل على مشروع نظام التنبيهات عبر الرسائل النصية المرتبط بنظام إدارة معلومات الموارد البشرية «بياناتي»؟ ـ قطعت الهيئة شوطاً كبيراً في تفعيل نظام «بياناتي» لإشعار موظفي الوزارات والجهات الاتحادية المشغلة للنظام والمدرجة أرقام هواتفهم المتحركة فيه بإجراءات الموارد البشرية الإلكترونية المرتبطة. وانتهت الهيئة من إدراج أرقام هواتف نحو 32 ألف موظف من إجمالي 51411 موظفاً يعملون في 19 وزارة مشغلة للنظام، كما أدرجت ما يقرب من ألفي رقم هاتف متحرك لموظفي الجهات الاتحادية المستقلة المشغلة لنظام «بياناتي» وعددها ثماني جهات، بالإضافة إلى الجهات الثلاث التي تعتزم تشغيل النظام في الربع الثاني من العام 2014 وهي: (هيئة تنمية وتوظيف الموارد البشرية الوطنية، المركز الوطني للإحصاء، وهيئة الإمارات للموصفات والمقاييس)، وستدرج أرقام هواتف بقية الموظفين مع نهاية العام الجاري. وتجاوز إجمالي عدد الرسائل النصية القصيرة الصادرة عن نظام التنبيهات 317 ألف رسالة منذ إطلاقه في نوفمبر العام 2013، وكان لشهر فبراير الماضي النصيب الأكبر منها بواقع 143 ألف رسالة، تلاها شهر ديسمبر العام 2013 بــ 85 ألف رسالة. ويفيد النظام بشكل مباشر أكثر من 34 ألفاً من موظفي الحكومة الاتحادية المسجلة أرقام هواتفهم ضمن قاعدة بيانات نظام «بياناتي»، إذ يتيح لهم إمكانية تسلم رسائل نصية قصيرة عند تنفيذ بعض إجراءات الموارد البشرية الخاصة بهم مثل: (اعتماد الإجازات المدرجة من خلال نظام الخدمة الذاتية، والإجازات الرسمية، والترقيات والعلاوات، وتعديل المسمى الوظيفي، وإشعارات تسلم الرواتب). ÷ وماذا عن البريد الإلكتروني ؟ أضافت الهيئة نحو 16 ألف بريد إلكتروني خاص بموظفي الوزارات والجهات الاتحادية المشغلة لنظام «بياناتي» وذلك ضمن مشروع التنبيهات عبر البريد الإلكتروني الذي دشنته الهيئة بالتزامن مع إطلاقه عبر الرسائل النصية القصيرة، وسيتم الانتهاء من إضافة البريد الإلكتروني للموظفين المتبقين مع نهاية العام 2014. واتخذت الهيئة بعض الإجراءات الكفيلة بزيادة عدد أرقام الهواتف المتحركة والبريد الإلكتروني لموظفي الوزارات والجهات الاتحادية ضمن نظام إدارة معلومات الموارد البشرية «بياناتي»، إذ اشترطت تحديث بعض البيانات الشخصية الأساسية للموظفين كرقم الهاتف المتحرك والبريد الإلكتروني لإتمام إجراءات الموارد البشرية التي يتيحها نظام الخدمة الذاتية ضمن «بياناتي». ÷ كم بلغ عدد الرسائل النصية ضمن مشروع التنبيهات؟ أرسل مشروع التنبيهات ما يزيد على 300 ألف رسالة بريد إلكتروني في شهري يناير وفبراير من العام الجاري، وتنوعت مواضيع الرسائل الإلكترونية ما بين التوعوية وتهدف إلى تعريف موظفي الوزارات والجهات الاتحادية بأنظمة الموارد البشرية المطبقة على مستوى الحكومة الاتحادية كنظامي إدارة الأداء والتدريب والتطوير، والتعريفية الرامية إلى دعوة موظفي الحكومة الاتحادية لحضور الفعاليات والأحداث التي تنظمها الهيئة بشكل دوري. وخصصت رسائل إلكترونية دورية للإعلان عن الدورات والبرامج التدريبية التي تطرحها الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية بالتعاون مع مزودي خدمات التدريب المفضلين للحكومة الاتحادية لقرابة 84 ألف موظف اتحادي ضمن مبادرة البوابة الحكومية للمعرفة «معارف». ÷ ما نوعية البيانات المطلوب تحديثها من الوزارات والجهات الاتحادية المشغلة لنظام بياناتي وما فائدتها التطبيقية؟ دعت الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية جميع الوزارات والجهات الاتحادية المشغلة لنظام إدارة معلومات الموارد البشرية «بياناتي» إلى الإسراع في تحديث بيانات موظفيها التفضيلية عبر النظام كتواريخ انتهاء كل من الهوية الوطنية وجواز السفر لجميع الموظفين، والإقامة لغير المواطنين، بغية التأكد من سلامة جميع بيانات الموظفين المدخلة ضمن النظام، الأمر الذي يضمن تشغيل نظامي التنبيهات عبر الرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني اللذين أطلقتهما الهيئة أخيراً. وترمي الهيئة إلى ضمان دقة مخرجات نظام «بياناتي» كافة، وأبرزها النشرة الإحصائية للموارد البشرية في الحكومة الاتحادية التي تصدرها الهيئة بشكل ربع سنوي، بهدف مساعدة متخذي القرار على مستوى دولة الإمارات العربية المتحدة في عملية التخطيط. وبلغ إجمالي عدد إجراءات الموارد البشرية التي نفذها موظفو الوزارات والجهات الاتحادية عبر نظام الخدمة الذاتية في «بياناتي» نحو 21 ألف إجراء في الربع الأول من العام 2014. وتربعت وزارة العمل على عرش الجهات من حيث عدد الإجراءات المنفذة بنحو 5458 إجراءً، تلتها وزارة الصحة في المرتبة الثانية بـ 3863 إجراءً، وحلت وزارة الشؤون الاجتماعية في المرتبة الثالثة بإجمالي 3196 إجراءً. وتعتبر مرحلة الخدمة الذاتية واحدة من أهم مراحل النظام الأربع، إذ تمكن موظفي الحكومة الاتحادية من إتمام ومتابعة إجراءات الموارد البشرية الخاصة بهم ذاتياً، الأمر الذي من شأنه أن يسهم في تسهيل خدمات الموارد البشرية في الوزارات والجهات الاتحادية، ويساعد إدارات الموارد البشرية في التركيز على برامج ومبادرات استراتيجية. وإن معظم الإجراءات التي نفذها موظفو الوزارات والجهات الاتحادية عبر نظام الخدمة الذاتية في الربع الأول من العام الجاري تركزت على الإجازات بأنواعها (الدراسية، السنوية، الوضع، الأبوة، والمرضية)، وأذونات الخروج، والبيانات الشخصية كتعديل الحالة الاجتماعية. ومن الإجراءات أيضاً تفاصيل المؤهلات العلمية، واستخراج شهادة لمن يهمه الأمر كشهادة راتب، بالإضافة إلى نظام إدارة الأداء الإلكتروني لموظفي الحكومة الاتحادية الذي أطلقته الهيئة رسمياً في الربع الأول من العام 2014. ÷ ما الجهات التي ستعمل على تفعيل وتشغيل النظام في الربع الثاني من 2014؟ الجهات التي ستشغل النظام (هيئة تنمية وتوظيف الموارد البشرية المواطنة، والمركز الوطني للإحصاء، وهيئة الإمارات للمواصفات والمقاييس). ÷ ما مدى نجاح مكتب خدمة الدعم الإلكتروني في الهيئة وإلى ماذا يستند؟ تلقت الهيئة في الربع الأول من العام 2014 أكثر من 470 طلباً إلكترونياً للدعم من قبل الوزارات والجهات الاتحادية، وذلك عبر مكتب خدمة الدعم الإلكتروني الذي أطلقته الهيئة مطلع الربع الأول من العام الجاري، بغية مساعدة تلك الجهات في إصلاح الأعطال وحل المشكلات الإلكترونية التي قد تواجههم أثناء استخدام نظام إدارة معلومات الموارد البشرية «بياناتي»، وخدمة اعتماد الإلكترونية، ومستكشف التقارير. ويعد مكتب خدمة الدعم الإلكتروني أحد أفضل الممارسات والأنظمة العالمية المتخصصة في إدارة عمليات الدعم لأي مؤسسة بأعلى كفاءة وأقل تكلفة ممكنة. وأتاح نظام مكتب خدمة الدعم الإلكتروني عبر الشبكة العنكبوتية لجميع مسؤولي إدارات الموارد البشرية في الوزارات والجهات الاتحادية الدخول إلى النظام من خلال كلمة المرور التي تم تخصيصها لكل واحد منهم، وتسجيل طلبات الدعم والصيانة التي تردهم من قبل موظفي تلك الجهات. والنظام متاح على مدار الساعة، إذ نجح في التعامل مع 380 طلباً إلكترونياً للدعم والصيانة من أصل 470 طلباً وردت إليه خلال الربع الأول من العام الجاري، وتعمل الهيئة بشكل متواصل على تقديم الدعم المطلوب للطلبات المتبقية وغيرها من الطلبات التي ترد إلى مكتب خدمة الدعم الإلكتروني بشكل شبه يومي. ÷ ما الهدف من إطلاق مركز الاتصال الموحد ؟ يعد المركز منصة مثالية لتعزيز التواصل مع المتعامل في الوزارات والجهات الاتحادية وشركائها من مؤسسات حكومية وشبه حكومية، وخاصة وأفراد، وذلك من خلال الرد على استفساراتهم المتعلقة بالأدوار المنوطة بالهيئة، وأبرز مبادراتها ومشروعاتها وأنظمة الموارد البشرية التي تطلقها تباعاً على مستوى الحكومة الاتحادية. ويتيح المركز للمتصلين خاصية تشغيل الرسائل الصوتية الفاعلة من خلال تسلم أوامر العميل، وتحرص الهيئة على قياس مدى رضا المتعاملين عن جودة الخدمات التي يقدمها المركز عقب كل اتصال. واستقبل المركز منذ إطلاقه في الربع الأول من العام 2014 قرابة 700 اتصال واستفسار من متعاملي الهيئة، كان النصيب الأكبر منها حول نظامي «بياناتي» والخدمة الذاتية بــ 460 اتصالاً، 232 منها من إمارة أبوظبي و165 من دبي. واستقبل المركز 46 اتصالاً حول فريق الاستشارات القانونية، و26 اتصالاً حول مبادرة «معارف» لشركاء التدريب المفضلين للحكومة الاتحادية، و32 اتصالاً حول مبادرة نادي الموارد البشرية، و22 اتصالاً للجنة النظر في الاعتراضات الاتحادية. سيرة ومسار تتميز كليثم الشامسي بالديناميكية والحيوية والدقة والمتابعة في العمل والطموح وهي صفات ينعتها بها زملاؤها في العمل. تحمل الشامسي الماجستير في نظم المعلومات، وتسلمت إدارة نظام معلومات الموارد البشرية منذ 10 أشهر تقريباً. وتطمح الشامسي أن يكون نظام بياناتي في الهيئة الاتحادية للموارد البشرية تطبيقاً ذكياً في متناول أيدي جميع الموظفين في الهيئات والوزارات. ويؤتمت النظام جميع الإجراءات الخاصة بالموارد البشرية في الجهات المطبقة له، إذ يشكل النظام نقلة نوعية في عمل الجهات الاتحادية المستفيدة منه، كما يوفر جميع إجراءات الموارد البشرية بما فيها الإجراءات المالية والمتعلقة بأجور الموظفين. نبذة تهدف الهيئة الاتحادية للموارد البشرية إلى تنمية وتطوير الموارد البشرية في القطاع الحكومي استناداً إلى المفاهيم الحديثة والمعايير العالمية المطبقة في مجال إدارة الموارد البشرية. وتتمتع الهيئة بالشخصية الاعتبارية المستقلة وبالأهلية القانونية اللازمة لمباشرة جميع الأعمال والتصرفات التي تكفل تحقيق أغراضها كما يكون الاستقلال المالي والإداري، وتتبع مجلس الوزراء.