يترتب على معظم رجال الأعمال القيام بمهام كثيرة إلى جانب إرسال رسائل البريد الإلكتروني، ما يجعل التواصل بسرعة وكفاءة أمراً في غاية الأهمية، لذلك ظهرت بعض أدوات الذكاء الاصطناعي لتساعد الشركات ورجال الأعمال على إرسال الإيميلات بسرعة وكفاءة عالية، حسبما جاء في مقالة نشرها موقع «فوربس» (Forbes) حديثاً، حيث يعود استخدام هذه الأدوات على الشركات بفوائد عديدة.
ويمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة المهام الروتينية وإنجازها بسرعة فائقة، بما يختصر الوقت ويساعد على التركيز على استراتيجيات العمل الأكثر أهمية. كما يمكن للذكاء الاصطناعي دمج البيانات ذات الصلة وتحليل كمية كبيرة من البيانات ما يسهل عملية إرسال وتلقي البيانات بين نظام إدارة علاقات العملاء ومنصة البريد الإلكتروني.
إضافة إلى ذلك، يساعد الذكاء الاصطناعي على عدم نسيان المهام، كنسخ المستندات وإدراجها في رسائل البريد الإلكتروني. كما يساعد الذكاء الاصطناعي على تحقيق اندماج أفضل، حيث يمكن تزويد النظام بأمثلة على الرسائل الناجحة ليتمكن من تمييز الأنماط المناسبة وتقديم الاقتراحات التي تعزز عملية التواصل مع العملاء.
ويعد برنامج (Warmer.ai) من أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لإدارة رسائل البريد الإلكتروني، حيث يختار المستخدم موضوعاً مثل تحديد موعد لمقابلة ما أو الإجابة على سؤال ما، ثم يزود البرنامج بمعلومات الاتصال الخاصة بالمتلقي مثل موقعه الإلكتروني أو حسابه على «لينكد إن» ليعمل التطبيق على تحليل معلومات المتلقي وينشئ رسالة تتناسب مع ذلك. وأما برنامج (Grammarly) فيُعرف بكونه أداة تساعد على تصحيح الأخطاء القاعدية إلى جانب قدرته على تقديم الاقتراحات وتصحيح الأخطاء الإملائية في أثناء كتابة رسائل البريد الإلكترونية.
في حين أن برنامج (Lavender) مصمم لتحسين سير عمل فريق المبيعات، حيث يقدم ميزات كثيرة لتعزيز الأساليب الإقناعية في كتابة الرسائل وتصحيح الأخطاء الإملائية. ومن جهة أخرى، يساعد برنامج (Emailtree.ai) على أتمتة كتابة الإيميلات ليوفر الوقت والجهد، حيث يسمح التصنيف التلقائي للبريد الإلكتروني بإرسال الرسائل إلى الشخص المناسب تلقائياً. كما تحدد تقنية الذكاء الاصطناعي رغبة العملاء بناءً على محتوى رسائلهم، ما يوفر الوقت عن طريق تحديد أكثر المشاكل أولوية وحلها من جذورها، مع العلم أن كلفة التطبيق تختلف حسب الاستخدام.
يبقى البريد الإلكتروني من أكثر طرق التواصل أهمية في الشركات رغم مشكلة كثافة الرسائل وصعوبة إدارتها، لذلك ينبغي على جميع الشركات تبني أدوات كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي لتحسين آليات التواصل مع العملاء وتوفير الوقت والجهد.