من المزعج أن تتلقى الكثير من الرسائل وترى صندوق البريد الإلكتروني لديك مليئاً بالرسائل والفوضى. بالتالي ستجد صعوبة في العثور على الرسائل المهمة التي قد تتلقاها من مديرك في العمل أو مشرفك أو زملائك الذين يسألون عن أمور مهمة. إليك بعض الخطوات والنصائح السريعة للحفاظ على بريدك منظماً:
-
اجعل التنظيم عادة يومية
لو تمكنت من تحديد وقت معين لتنظيم البريد الإلكتروني بشكل يومي، فلن تنسى ذلك وبالتالي لن تتراكم الرسائل من جديد.
-
اتبع نظاماً مرناً لتصنيف الرسائل في ملفات
يمكنك أن تصنف الرسائل البريدية في ملفات وتوزع كل فئة في ملف واحد لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.
-
حافظ على ترتيب ملفاتك
خصص وقتاً محدداً أسبوعياً أو شهرياً لتجري مراجعة لتلك الملفات وتخلص من أي شيء لم تعد لك حاجة به.
-
اتبع النظام السريع والفوري
حالما تنتهي من قراءة رسالة، قم بتصنيفها على الفور ولا تنتظر حتى تتراكم الرسائل، وإن لم تكن لازمة، فاحذفها.
-
فعل فلتر الرسائل المزعجة Spam Filter
إذا كنت معتاداً على تلقي رسائل مهمة متعلقة بالعمل على بريدك الإلكتروني، قم بتفعيل الفلتر ليتخلص من الإعلانات والرسائل المزعجة.
-
لا تدع أصدقاءك يرسلون رسائل شخصية إلى بريد العمل
من الأخطاء التي نرتكبها أحياناً إعطاء عنوان بريد العمل الإلكتروني إلى الأصدقاء حيث نبدأ بتلقي الكثير من الرسائل الشخصية التي لا دخل لها بالعمل.
-
لا تعطِ بريد العمل إلى أي كان