تعدّ جداول البيانات النمط السائد لإدارة العمليات لدى رواد الأعمال ومؤسسي الشركات الناشئة. وسواء فيما يتعلق بالتقارير المالية، أم إدارة كشوف المرتبات، هناك على الأرجح مستند شامل مليء بجداول المعلومات التي تحتوي على الكثير من المربعات التي تضم ما تحتاج إلى معرفته حول هذا الجانب من عمليات الشركة.
وعلى الرغم من فوائد جداول البيانات وأهميتها في تنظيم وصياغة المعلومات بصيغة مبسطة، إلا أنها تصبح فوضوية وغير واضحة بعض الشيء عند إضافة المزيد من المستويات الإضافية المعقدة.
ومع ذلك، يفسح الاعتماد على جداول البيانات مجالاً لحدوث خطأ بشري محتمل الضرر، كما يمكن أن تؤدي أخطاء النسخ واللصق البسيطة إلى تغيير حسابات جداول البيانات بشكل جذري، بما يؤدي في النهاية إلى انحراف في نتائج البيانات، يمكن أن يؤدي فيما بعد إلى اتباع نهج خاطئ في الأعمال، مع احتمال إلحاق الضرر بالنتيجة النهائية. لذلك، ينبغي للشركات التي تتوسع، أو تسعى للتوسع السريع بأعمالها، إعادة التفكير في جدوى الاعتماد على جداول البيانات، وكونها مناسبة لتحقيق أهدافها وتقييم خياراتها.
وكما هو الحال في الأعمال اليدوية، من المحتمل أن يكون استخدام جداول البيانات مضيعة للوقت. وأظهرت أبحاث شركة "سايج" العالمية أن الشركات تفقد نحو 5.27% من إجمالي الوقت الوظيفي في إنجاز المهام الإدارية، وتأخذ المحاسبة الجزء الأكبر من تكاليف إدارة تلك المهام بنسبة تصل إلى 14.8%، يليها تصدير الفواتير بنسبة 14.1%، ومعالجة الفواتير المستلمة بنسبة 12.6%، وإدارة الموارد البشرية بنسبة 12.4%.
ويقول المدير الإقليمي للخدمات الفنية في "سايج" الشرق الأوسط منصور سروار: "يستنزف الحفاظ على جداول البيانات وتصحيح أخطاء الإدخال، ومتابعة نسخة الإصدار مزيداً من الوقت، ويعوق الموظفين عن إنجاز مزيد من المهام ذات القيمة المضافة. وتظهر الحاجة واضحة إلى الأتمتة في هذا المجال. وبحسب بحث أجرته شركة الاستشارات الإدارية العالمية "ماكنزي آند كومباني"، ستتم أتمتة 45% من الوظائف بحلول 2030 في الشرق الأوسط، اعتماداً على التقنيات المتاحة حالياً. وستكون معظم تلك الوظائف المؤتمتة مستقبلاً قائمة على المهام التلقائية ذات الطابع الروتيني المتكرر. ولن تقتصر إيجابيات الأتمتة على زيادة الكفاءة فحسب، بل ستتيح للناس أيضاً مزيداً من الوقت للتركيز على الجوانب الإبداعية والتفاعلية اللازمة لإنجاز الأعمال القائمة على المساهمة البشرية".
وعلى الرغم من المزايا العديدة لجداول البيانات، إلا أنها تفتقر إلى التطبيقات المتخصصة الحديثة التي تحتاجها شركات اليوم، مثل تحليل البيانات، أو إعداد تقارير الأعمال الذكية. وينطبق شعار "البيانات هي النفط الجديد" في عصرنا الحالي على الشركات الصغيرة والمتوسطة، كما هو الحال تماماً بالنسبة للشركات الكبرى التي ينبغي أن تعتمد على الأفكار المستمدة من البيانات لتوجيه قرارات العمل