أكدت الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية على مراعاة السعة الاستيعابية للمكاتب والمرافق، وتقييد السعة الاستيعابية لتواجد الموظفين والمتعاملين في نفس الوقت والمكان، والالتزام بتسجيل بيانات جميع الزائرين.
ونص الدليل الاسترشادي الذي أقرته الهيئة بشأن بيئة العمل المكتبية والعمل من المقار في ظل الظروف الطارئة، تمهيداً للعودة للعمل في مقار الجهات الحكومية الاتحادية، على تقييد صلاحية الدخول لبعض مواقع العمل أو المكاتب، وتقنين دخول الزوار والموردين، وحظر دخول الزوار والموردين إلا لحاملي التصاريح، مع اتباع الإجراءات الصحية لقياس الحرارة، وإجراء الفحص الروتيني لدرجات الحرارة للموردين غير الحاصلين على تصاريح الدخول إلى الموقع، وذلك قبل السماح بعمليات التسليم وما إلى ذلك، والتأكيد على جميع المتعاملين بأهمية الحصول على الموافقة المسبقة إلكترونياً قبل الدخول إلى مواقع العمل، وتقييد دخول غير الموظفين.
وأكدت الهيئة على منع دخول الأشخاص إلى الجهات الاتحادية بدون كمامات للوجه، مع مراعاة توفيرها وتوزيعها عند المداخل، والتشديد على ضرورة ارتداء كمامات الوجه والقفازات في جميع مكاتب ومرافق الجهات الاتحادية، وتوجيه الموظفين للتعقيم الشخصي في فترات مجدولة لتجنب التزاحم، وتشجيع استخدام المعقمات المتضمنة مادة الكحول المطهرة، وتخصيص مكان للتخلص من الكمامات والقفازات المستعملة، بحيث يتم التخلص منها وفق الإرشادات على مدار اليوم.
وأشارت الهيئة إلى ضرورة الحفاظ على التباعد الاجتماعي وتقليل الاتصال المباشر، وإعادة تنظيم المكاتب وتوزيع أماكن جلوس الموظفين للحد من انتقال الأوبئة بينهم، بحيث تكون المسافة بين المكتب والآخر مترين، وتحديد أماكن جلوس دائمة للموظفين، من خلال تحديد مواقع مكاتبهم والمسافات الآمنة، وذلك للحد من أماكن التجمع.
ولفتت الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية إلى اعتماد مبدأ توزيع نطاقات العمل المستقلة في المباني لضمان وتقنين حركة الموظفين وتنقلاتهم، وإعادة تقسيم مراكز إسعاد المتعاملين ومراكز الاتصال إلى نطاقات مع مداخل منفصلة، ومناطق استراحة، ومناطق مخصصة لتقديم الخدمات، وتحديد مسارات ومناطق حركة الموظفين العاملين في مراكز خدمة المتعاملين.
وحددت الهيئة خطوات الإنجاز والمتابعة والتوثيق للعمليات والإجراءات، من خلال اعتماد الوسائل التقنية والبرامج الإلكترونية والذكية بشكل فعال، لإنجاز ومتابعة وتوثيق المهام والأعمال اليومية ومتابعة إنتاجية الموظفين، واستبدال الإجراءات الورقية أو الحضور الشخصي، لإنجاز الخدمات بالتقنيات الرقمية والذكية لإتمام سير الأعمال.
وشددت الهيئة على رصد المتغيرات الصحية للموظفين بصورة دورية، من خلال توفير أجهزة قياس الحرارة في جميع المكاتب ومواقع العمل، بالإضافة إلى حقيبة الإسعافات الأولية، لتشجيع الموظفين على اكتساب عادة قياس درجة الحرارة بشكل مستمر لرصد المتغيرات الصحية بصورة دورية.
وأشارت إلى تقليل التكدس على أسطح المكاتب، وتشجيع الموظفين على تقليل تراكم الأوراق والملفات على المكاتب، مع التركيز على استمرار التنظيف والتعقيم اليومي بعد انتهاء ساعات الدوام.
وقالت الهيئة إنه يجب الحفاظ على التباعد الاجتماعي بين الموظفين، من خلال منع التجمع لأكثر من شخصين في مكتب واحد، وإلغاء جميع الأنشطة والتجمعات خارج نطاق العمل كالإفطارات الشهرية، وعقد الاجتماعات الضرورية للموظفين من خلال وسائل الاتصال المرئي والمسموع، حتى وإن تواجد الموظفون في مقر العمل نفسه.
وأشارت الهيئة إلى ضرورة استخدام الحواجز الوقائية، مثل: تركيب حواجز زجاجية، أو من أي مواد تتمتع بنفس الخصائص لتقليل انتشار الأوبئة بين الموظفين والمتعاملين.