بما أننا جميعاً نحصل على الـ24 ساعة نفسها، فلماذا يحقق بعض الأشخاص في وقتهم أكثر بكثير من الآخرين؟ الجواب يكمن في حسن إدارة الوقت.
يدير المتفوقون وقتهم بشكل جيد للغاية، باستخدام تقنيات إدارة الوقت في هذا القسم، يمكنك تحسين قدرتك على العمل بشكل أكثر فاعلية حتى عندما يكون الوقت ضيقاً والضغوط عالية من خلال ترتيب الأولوية، سوف نرصد لك في هذه المقالة أفضل الطرق لتحقق ذلك.
اقرأ أيضاً:
تعريف إدارة الوقت
«إدارة الوقت» هي الطريقة التي نقرر بها استغلال وقتنا من أجل تعظيم إنتاجيتنا في تحقيق أهداف معينة طويلة الأجل، وهي عملية تنظيم الوقت الخاصة بك وتخطيط مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة.
تشير إدارة الوقت إلى الطريقة التي تنظم بها وتخطط للمدة التي تقضيها في أنشطة معينة، في البداية قد يبدو من غير البديهي أن تخصص وقتاً ثميناً للتعلم عن إدارة الوقت، بدلاً من استخدامها لمواصلة عملك، ولكن الفوائد هائلة ومنها:
- إنتاجية وكفاءة أكبر.
- مهنية أفضل.
- ضغط أقل.
- زيادة فرص التقدم.
- فرص أكبر لتحقيق أهداف حياتية ووظيفية مهمة.
قد يكون للفشل في إدارة وقتك بفاعلية بعض العواقب غير المرغوب فيها للغاية:
- المواعيد الفائتة وغير المضبوطة دائماً.
- تدفق العمل غير الفعال.
- جودة العمل رديئة.
- مهنية سيئة ومعطلة.
- مستويات ضغط أعلى.
أهمية إدارة الوقت
تكمن إدارة الوقت في الإنتاجية، عندما نرغب في إنجاز المزيد، يعمل الكثير منا ببساطة لساعات أطول، ونقوم بمهام متعددة، على الرغم من أن هذه الاستراتيجيات يمكن أن توفر بعض الراحة على المدى القصير، إلا أنها ليست مستدامة على المدى الطويل.
يصبح هذا النهج أسلوب حياة، ما يؤدي إلى مستويات عالية من التوتر، وفي النهاية ضعف الإنتاجية، لذلك عليك معرفة أهمية إدارة الوقت بشكل سليم:
- تحسين الأداء الخاص بك
عندما يكون لديك جدول زمني يجب عليك اتباعه من أجل تنظيم الوقت الخاصة بك، ستجد أنك تقضي وقتاً أقل في تحديد ما يجب العمل عليه، والمزيد من الوقت في الانخراط في العمل المهم.
يمكن أن تساعدك إدارة الوقت على التركيز فقط على المهام الأساسية التي تنتظرك وتجنب الإلهاءات التي تستغرق وقتاً طويلاً.
- إنتاج عمل أفضل
- تسليم العمل في الوقت المحدد
- قلل من إجهادك
- تحسين فرص العمل
وهذا بدوره سيجعلك أكثر قيمة كعامل ويحسن سمعتك المهنية، ما يمكن أن يساعدك في إيجاد فرص جديدة لتوسيع حياتك المهنية.
- تعزيز ثقتك بنفسك
- أكثر كفاءة
مفهوم إدارة الوقت
إدارة الوقت، هي عملية تنظيم الوقت الخاص بك وتخطيط لكيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة، تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر، بحيث تنجز المزيد في وقت أقل، حتى عندما يكون الوقت ضيقاً والضغوط عالية.
الفشل في إدارة وقتك يضر بفاعليتك ويسبب التوتر، لذلك دائماً احرص على تحديد مهام محددة في فترة زمنية معينة، حتى تنجح في تنفيذها ولا تشعر بالفشل والإحباط.
إدارة الوقت في العمل
كثيراً ما نعاني من مشاكل إدارة الوقت في العمل، فالمهام اليومية لا تكفي الـ24 ساعة من أجل إنجازها، لكن في الحقيقية هناك متسع من الوقت للاستفادة من كل دقيقة تمر عليك في العمل، وتدير أوقاتك بشكل صحيح، كل ما عليك الالتزام بالنصائح العشر القادمة.
1. اكتشف كيف تقضي وقتك حالياً
إذا كنت ستعمل على تحسين إدارة وقتك الشخصية، فأنت بحاجة أولاً إلى معرفة إلى أين يذهب الوقت، حاول تسجيل وقتك بجد لمدة أسبوع من خلال تتبع أنشطتك اليومية. سيساعدك هذا التدقيق على التركيز في الأنشطة المهمة وإنجاز مهام عملك، وتكسب فكرة أكثر دقة عن المدة التي تستغرقها في إتمام المهام.
2. إنشاء جدول يومي والالتزام به
هذه الخطوة مهمة للغاية لتعلم كيفية إدارة الوقت في العمل، لا تحاول حتى بدء يومك بدون قائمة مهام منظمة، قبل أن تغادر العمل في هذا اليوم، أنشئ قائمة بالمهام الأكثر إلحاحاً لليوم التالي، تتيح لك هذه الخطوة البدء بمجرد وصولك إلى المكتب.
3. إعطاء الأولوية بحكمة
أثناء تنظيم قائمة المهام الخاصة بك، يعد تحديد وترتيب الأولوية مفتاحاً لإدارة الوقت بنجاح في العمل، ابدأ بإلغاء المهام التي لا يجب عليك القيام بها في المقام الأول، ثم حدد أهم 3 أو 4 مهام وقم بتنفيذها أولاً، وبهذه الطريقة تأكد من إنهاء الأساسيات.
4. تجميع المهام المتشابهة معاً
وفر على نفسك الوقت والطاقة الذهنية بمحاولة إكمال كل نوع واحد من المهام قبل الانتقال إلى التالي، على سبيل المثال: قم بإنشاء فترات زمنية منفصلة للرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإجراء مكالمات هاتفية، وحفظ الملفات، وما إلى ذلك.
5. تجنب الرغبة في القيام بمهام متعددة
هذه واحدة من أبسط نصائح إدارة الوقت للعمل، ومع ذلك يمكن أن تكون واحدة من أصعب النصائح التي يجب اتباعها. ركز على المهمة التي بين يديك وابتعد عن كل مصادر التشتيت، قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة، لكنك تفقد الوقت وتقلل من الإنتاجية عند التبديل من مهمة إلى أخرى.
6. تعيين حدود زمنية للمهام
يجب أن يتضمن جزء من إنشاء جدولك الزمني وضع حدود زمنية للمهام بدلاً من مجرد العمل حتى تنتهي، قوائم المهام رائعة، لكن في بعض الأحيان قد تشعر أنك لا تقوم بفحص أي شيء أبداً.
7. تعلم أن تقول لا
لن تتعلم أبداً كيفية إدارة الوقت في العمل إذا لم تتعلم كيف تقول لا، أنت فقط تعرف حقاً ما لديك من وقت لذلك، فإذا كنت بحاجة إلى رفض طلب للتركيز على مهام أكثر أهمية، فلا تتردد في القيام بذلك.
بدلاً من القيام بالكثير من المهام التي لا تنتج عنها قيمة، أكمل عدداً أقل من المهام التي تخلق قيمة أكبر، تذكر قاعدة 80/20 - 80% من مخرجاتك تأتي من 20% من مدخلاتك، ركز جهودك وفقاً لذلك.
إذا كنت لا تستطيع الرفض، فوضها، في حين أن التفويض يمكن أن يكون مهارة صعبة التعلم، فإنه يمكن أن يصنع المعجزات لإدارة وقتك الشخصي.
8. كن منظماً
لإدارة الوقت بشكل فعال، يجب أن تكون هذه النصيحة موجودة بالفعل في قائمة مهامك، إذا كان لديك أكوام من الأوراق متناثرة في جميع أنحاء مكتبك، فإن العثور على الورقة التي تحتاج لها بالفعل سيكون مثل العثور على إبرة في كومة قش.
هناك أشياء قليلة محبطة مثل إضاعة الوقت الثمين في البحث عن عناصر في غير محلها، ناهيك عن مدى صعوبة الفوضى في التركيز.
الأشياء الصغيرة تحدث فرقاً كبيراً، إنشاء نظام لحفظ المستندات، إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إليها.
9. القضاء على أسباب الانشغال
وسائل التواصل الاجتماعي، تصفح الإنترنت، التحدث مع زملاء العمل، الرسائل الفورية، يمكن أن تكون عوامل التشتيت في العمل بلا حدود.
مفتاح إدارة الوقت الشخصي هو أن تكون استباقياً للتخلص منها، أغلق بابك للحد من الانقطاعات، أغلق جميع علامات التبويب باستثناء تلك التي تعمل عليها حالياً، قم بإيقاف تشغيل إشعارات المراسلة واترك مكالماتك الهاتفية الشخصية لتناول طعام الغداء.
خذ خطوات صغيرة، حدد أهم سببين للإلهاء لديك وركز على التغلب عليهما لمدة أسبوعين، وتذكر أن الحصول على قسط كافٍ من النوم، وشرب كمية كافية من الماء، وتناول الطعام الصحي يمكن أن يساعدك في الحفاظ على تركيزك أثناء يوم العمل.
10. لا تنتظر الإلهام
البعض ينتظر الإلهام يأتي حتى يتمكن من إنجاز المهام المؤكلة إليه، لا يقوم رجال الأعمال بمهام جادة إذا لم يكونوا في بيئة عمل مثالية.
مع اليقظة ليس عليك أن تشعر بالرغبة في القيام بشيء للقيام بذلك، لاحظ الأفكار والمشاعر التي تظهر أثناء العمل من منظور خارجي، لا تدعهم يحكمون أفعالك، ابدأ المهام حتى عندما تشعر بعدم اليقين، وثق في دوافعك القادمة للمتابعة في العمل.
11. التمارين الرياضية
تساعدك الرياضة على التعامل مع الضغوطات اليومية، أظهر الباحثون أن جلسات التمرين القصيرة والمكثفة يمكن أن تكون مفيدة مثل الجلسات الطويلة تماماً، لذلك خصص بعض الوقت للتمارين القصيرة بين فترات العمل، حتى تجدد نشاطك وتكون أكثر يقظة.
12. النوم جيداً
دائماً ما نسمع رجال الأعمال يشتكون من قلة النوم، ونعتقد أن ذلك هو مفتاح النجاح في العمل، لكن الحقيقة أن عدم النوم يؤخر كثيراً ولا يجعلك تحقق أهدافك بشكل أسرع.
وجد العلماء أن النوم لفترة أقل لخلق وقت أكثر توجهاً نحو المهام يؤدي إلى مشاكل، الناس المتعبون يماطلون أكثر ويتشتت بسهولة، ساعد نفسك من خلال تنظيم الوقت الخاص بك وامنح عقلك 8 ساعات على الأقل من النوم كل ليلة.
مبادئ إدارة الوقت
هناك أكثر من طريقة لتحديد إدارة الوقت، من أجل تحقيق الاستفادة القصوى منه، مثل الآتي:
- تحديد الأهداف
يميل الناس إلى إهمال تحديد الأهداف لأنه يتطلب وقتاً وجهداً، ما فشلوا في التفكير فيه هو أن القليل من الوقت والجهد المبذول الآن يوفر قدراً هائلاً من الوقت والجهد والإحباط في المستقبل، لذلك اعتنِ بعملية تنظيم الوقت الخاصة بك لتحقق أهدافك.
- تحديد ترتيب الأولوية
معظم الناس لديهم قائمة «مهام» من نوع ما، تكمن المشكلة في العديد من هذه القوائم في أنها مجرد مجموعة من الأشياء التي يجب إنجازها، لا يوجد سبب أو قافية في القائمة، وبسبب هذا فإن العمل الذي يقومون به غير منظم تماماً.
للعمل بكفاءة، تحتاج إلى العمل على المهام الأكثر أهمية والأعلى قيمة، بهذه الطريقة تجيد إدارة وقتك بشكل صحيح، من دون التدافع لإنجاز شيء مهم مع اقتراب الموعد النهائي.
- إدارة الانقطاعات
تحتاج بعض الوظائف إلى أن تكون متاحاً للأشخاص عندما يحتاجون إلى المساعدة، فالمقاطعة جزء طبيعي وضروري من الحياة، هنا افعل ما بوسعك لتقليله ولكن تأكد من أنك لا تخيف الناس بعيداً عن مقاطعتك عندما ينبغي عليهم ذلك.
- جدولة الوقت
هذا يعني فهم العوامل التي تؤثر على الوقت المتاح لديك للعمل، ليس عليك فقط جدولة المهام ذات الأولوية، بل يجب عليك ترك مساحة للانقطاعات ووقت الطوارئ لتلك الأحداث غير المتوقعة التي تسبّب الفوضى في جدولك، كل هذا يساعدك على تنظيم الوقت الخاص بك.
من خلال إنشاء جدول زمني قوي يعكس أولوياتك ويدعم أهدافك الشخصية أيضاً، يكون لديك مزيج ناجح: مجموعة تسمح لك بالتحكم في وقتك والحفاظ على توازن حياتك.
في نهاية مقالنا عن إدارة الوقت بطرق صحيحة، عليك الآن الذهاب والبدء في تدقيق الوقت باستخدام النصائح الواردة أعلاه، وتابع التغييرات التي تحدث في جدول أعمالك اليومي ودونها في دفتر صغير، حتى تسعد بنجاحك كونك انتصرت على الوقت أخيراً.