إذا كنت طالباً في كلية نظرية أو موظفاً بإحدى الشركات الكبرى، بالتأكيد يتطلب منك كتابة تقرير عن مشروع أو مشكلة أو فصل دراسي أو حتى قضية رأي عام، في الغالب يتم الخلط بين المقال والتقرير، ولذلك يعاني الكثير من الأشخاص لمعرفة كيفية كتابة تقرير صحيح وواضح يقدم المطلوب.
غالباً ما ينشأ الارتباك حول أسلوب الكتابة، وما يجب تضمينه، واللغة التي يجب استخدامها، وطول المستند وعوامل أخرى، لذلك نهدف في هذا التقرير إلى توضيح أهم العناصر وطرق الكتابة الصحيحة، ونزودك ببعض النصائح المصممة لمساعدتك في كتابة تقرير جيد، تابع معنا.
ما التقرير؟
يوجد بعض التداخل بين التقارير والمقالات ويتم استخدام الكلمتين أحياناً بالتبادل، ولأن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير للأعمال التجارية والمواضيع العلمية والتقنية في مكان العمل أو في الكلية أو المدرسة، سوف نوضح لك الفرق الآن.- يعرض المقال الحجج والاستدلال، بينما يركز التقرير على الحقائق.
- التقرير عبارة عن مستند قصير وحاد وموجز يتم كتابته لغرض معين وجمهور معين.
- يحدد بشكل عام ويحلل موقفاً أو مشكلة وغالباً ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي.
- وصف لتسلسل الأحداث أو الموقف
- بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف، سواء كان ذلك فقط تحليلك الخاص أو مستنيراً بآراء الآخرين، دائماً ما تتم الإشارة إليه بعناية
- تقييم الحقائق أو نتائج البحث الخاص بك
- مناقشة النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية
- توصياتكم بشأن مسار العمل
- الاستنتاجات
- الأقسام والترقيم
مقدمة تقرير
تعد مقدمة التقرير أهم ما يقدم للقارئ، لأنه يقوده إلى مسار عمل أو قرار واضح ودقيق، ولكتابة مقدمة تقرير سليمة ودقيقة عليك بالآتي:
الخطوة 1: تعرف إلى موجزك
لا بد أن يحتوي تقريرك، على موجز واضح للتقرير، بما في ذلك ما تدرسه ولمن يقدم هذا التقرير.
ضع في اعتبارك الملخص بعناية شديدة، وتأكد من أنك موضح لمن التقرير؟، ولماذا تكتب؟ بالإضافة إلى ما تريد أن يفعله القارئ في نهاية القراءة: اتخاذ قرار أو الموافقة على توصية، وهكذا.
الخطوة 2: ضع في اعتبارك موجزك في جميع الأوقات
أثناء التخطيط والكتابة، تأكد من وضع موجزك في الاعتبار: لمن تكتب ولماذا تكتب؟
كل تفكيرك يحتاج إلى التركيز على ذلك، الأمر الذي قد يتطلب منك أن تكون واضحاً في قراءتك وتفكيرك، يجب التخلص من أي شيء غير ذي صلة.
أثناء القراءة والبحث، حاول تنظيم عملك في أقسام حسب الموضوع، مثل كتابة مراجعة الأدب.
تأكد من تتبع المراجع الخاصة بك، لأنه من المهم أن تتمكن من إثبات أي تأكيدات تقوم بها، لذا من المفيد تتبع مصادر معلوماتك.
خاتمة تقرير
خاتمة التقرير هي الجزء الأبرز في تقريرك، ولا يمكن أن تنهية من دونها، لأنها تحتوي على الفعل الذي يرغب القارئ في اتباعه، والمعروف باسم «Call To Action».
قد تحتوي خاتمة التقرير على استنتاج أو فعل أو توصية أو أمر، تحس القارئ عليه، بعدما يكون قد حصل على كافة المعلومات والتوضيحات التي يحتاجها حتى يقوم بهذا الفعل.
عناصر التقرير
يجب أن يبدأ كل تقرير جيد بمخطط تفصيلي، استخدم المخطط التفصيلي لإعداد تقرير ناجح، في كل نقطة من المخطط التفصيلي، استخدم جملة أو جملتين لوصف ما سيحدث هناك، ولا داعي لقول الكثير، مجرد فكرة لتتبعها لاحقاً.
على سبيل المثال: في قسم «جدول المحتويات»، أضف أنك تغطي صفحة واحدة أو شريحة واحدة فقط، قم بتدوين ملاحظة إذا كنت ترغب في إضافة الصفحات للأقسام الرئيسية فقط أو ربما الأقسام الفرعية أيضاً.
في قسم الملاحق، ضع قائمة بجميع الروابط إلى المصادر التي استخدمتها وأضفها كلما أجريت المزيد من البحث.
الجزء الأكثر أهمية في مخططك هو قسم جسم التقرير أو المحتوى، قم بإنشاء مخطط داخلي للأقسام والأقسام الفرعية التي يمكنك متابعتها لاحقاً عند الكتابة.
دعونا نلقي نظرة على كل قسم بالتفصيل من عناصر التقرير:
العنصر 1: العنوان
يجب أن يكون عنوان تقريرك واضحاً في صياغته، يجب أن يوضح بالضبط ماذا يكون التقرير؟ تذكر أن هذه ليست رواية، قم بتضمين عنوان فرعي إذا لزم الأمر، مع التأكد من أن حجم خط المحتوى يكون أصغر من العنوان.
من حيث التصميم، يمكن تصميم العنوان الخاص بك كصفحة غلاف جذابة، يجب أن يكون هناك تسلسل هرمي واضح في كيفية ظهور العنوان.
العنصر 2: جدول المحتويات
اترك دائماً صفحة «جدول المحتويات» حتى النهاية، لا يمكنك كتابة جدول محتويات إذا كنت لا تعرف جميع أرقام الصفحات الخاصة بك حتى الآن.
العنصر 3: ملخص
من الأفضل عمل ملخص التقرير بعد الانتهاء من كتابة التقرير، يمكنك صياغة ملخص في البداية لمساعدتك على متابعة العمل، لكنك بالتأكيد تريد إعادة النظر فيه في النهاية.
الملخص هو دعاية للتقرير بأكمله، يجب أن يتضمن الغرض والعملية ومقتطفاً من القرار.
العنصر 4: مقدمة
في المقدمة، اذكر موضوع التقرير ولماذا تم إنشاؤه، اعتماداً على طول التقرير، تكون المقدمة عبارة عن فقرة لصفحة كاملة بطولها.
العنصر 5: الجسم أو المحتوى
نص التقرير الخاص بك هو المكان الذي يتم فيه تجميع جميع المعلومات، اتبع مخططك الأوليّ للحفاظ على التدفق المتسق في إنشاء المحتوى، اكتب محتوى الجسم على شكل أقسام رئيسية وأقسام فرعية.
استخدم النقاط والبيانات، سيساعد ذلك جمهورك على فهم محتوى تقريرك بشكل أفضل.
العنصر 6: الخاتمة
أغلق تقريرك باستنتاج جيد الإعداد، قم بصياغته كملخص موجز لما تم تناوله في التقرير، وتأكد من تضمين إشارة إلى قسم التوصيات والموارد في الملحق.
العنصر 7: التوصيات
قم بصياغة قسم التوصيات كمجموعة من الخطوات القابلة للتنفيذ مع الأهداف الذكية المرتبطة بالحلول، هذا القسم ضروري في تقارير الشركات والأعمال، لكنه غير مفيد مع الطلاب في المدارس أو الجامعات.
العنصر 8: الملاحق
هذا هو القسم الذي تسرد فيه جميع مصادرك، إذا كان تقريراً بحثياً، ويجب عليك أيضاً إضافة أي روابط ذات صلة بالتقرير.
خطوات كتابة التقرير
تتطلب كتابة تقارير، مهارات اتصال جيدة، كلما زاد عدد التقارير التي تكتبها، زادت كفاءة تأليفها، فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكتابة تقرير احترافي:
1. تحديد جمهورك
تعد معرفة من سيقرأ تقريرك خطوة مهمة في تحديد كيفية تنسيق تقريرك، وما يجب تضمينه والنبرة التي يجب أن تستخدمها عند كتابته.
2. حدد المعلومات التي ستقوم بتضمينها
بعد تحديد جمهورك، يجب أن تركز على تحديد الغرض من تقريرك، لتحديد المعلومات التي يجب تضمينها، إذا كنت تعرف من سيقرأ التقرير، فيمكنك طرح أسئلة تتعلق بما يتوقعون رؤيته.
اختر تضمين المعلومات التي ستوفر أوضح صورة لما تحاول نقله، على سبيل المثال: إذا كنت تكتب تقرير مبيعات، فقد يحتاج تقريرك إلى تضمين معلومات حول ما إذا كانت أهداف المبيعات، والمنتجات والخدمات الأكثر مبيعاً، والتحديات التي تواجهها أنت أو فريقك وتوقعات مبيعاتك للشهر التالي.
3. هيكلة تقريرك
عند كتابة تقرير، يجب عليك هيكلته بحيث يسهل قراءته واستيعابه، بينما سيختلف كل تقرير في الأقسام التي يجب عليك تضمينها، يمكنك استخدام مكونات التقرير التالية كدليل عند كتابة تقريرك:
- العنوان أو صفحة العنوان
- الملخص التنفيذي - الملخص الذي يصف بإيجاز محتوى تقريرك
- جدول المحتويات (إذا كان التقرير أكثر من بضع صفحات)
- مقدمة تصف الغرض من كتابة التقرير
- فقرة أساسية حيث تقوم بتضمين المعلومات التي تنقلها مع التقرير
- الخلاصة أو التوصية حسب الغرض من التقرير
4. استخدم لغة مختصرة ومهنية
يجب أن تسعى جاهدة لاستخدام لغة واضحة وموجزة عند كتابة تقريرك، حاول أن تعبر عن هذه النقطة بشكل واضح وسريع قدر الإمكان واستخدم لغة بسيطة لكنها احترافية.
على سبيل المثال: بدلاً من قول «قد تجد أنه من المفيد تحديث البريد الوارد بانتظام للبقاء على اطلاع دائم برسائل البريد الإلكتروني»، يمكنك قول «تحديث البريد الوارد بانتظام»، وهكذا.
5. تدقيق وتحرير تقريرك
يعد التدقيق اللغوي لتقرير عملك خطوة أساسية في عملية كتابة التقرير، يمنحك هذا الفرصة للتأكد من أن كتابتك احترافية ولاكتشاف أي أخطاء قبل إرسالها.
يتيح لك التدقيق اللغوي أيضاً استبعاد أي معلومات غير ضرورية والتأكد من أن تقريرك فعال، بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير، اتركه جانباً لمدة ساعة أو أكثر قبل أن تقوم بمراجعته، سيسمح لك ذلك بالنظر إلى التقرير بطريقة جديدة والتقاط الأخطاء التي ربما لم ترها من قبل.
أنواع التقارير
هناك مجموعة مختارة من التقارير المختلفة التي قد تحتاج إلى إنشائها، تعرف إليها من السطور التالية:
1. التقارير السنوية
النوع الأول من التقارير التي سنغطيها هو التقرير السنوي، سيؤدي هذا عادةً إلى تقريب عام من التقدم والأداء في العمل للسماح للمشرفين وأعضاء الفريق بمعرفة كيفية أداء الشركة.
يمكن أن يتضمن أي شيء من تحليلات موقع الويب إلى أرباح المبيعات، اعتماداً على ما التقرير المقصود؟
2. التقارير الأسبوعية
أحد التقارير التي تفيد فريقك هو تقرير أسبوعي، يعتمد على تقدمك في مختلف المشاريع والأهداف، يمكن أن يكون هذا تقريراً بسيطاً من صفحة واحدة، أو تقريراً أكثر تعمقاً مع تحديثات محددة.
3. تقارير المشروع
اجعل العملاء وأعضاء الفريق على اطلاع دائم بحالة المشاريع المختلفة التي تعمل عليها من خلال تزويدهم بتقرير المشروع، يمكن أن يشمل ذلك مخططاً زمنياً لتقدم تقريرك والموعد النهائي لكل مقطع لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.
4. تقارير المبيعات أو التسويق
من الضروري إبقاء فريقك على اطلاع دائم بكيفية سير استراتيجيات المبيعات أو التسويق، قم بتجميع الرسوم البيانية التي توضح هوامش الربح والزيادات في المشاركة والمزيد.
تعد هذه الأنواع من التقارير أيضاً طريقة رائعة لتحديد ما إذا كانت استراتيجياتك تعمل أم أنها بحاجة إلى بعض التغيير والتبديل في المستقبل.
5. تقرير البحث
في بعض الأحيان، إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض الأبحاث المتعمقة، فإن أفضل طريقة لتقديم هذه المعلومات هي تقرير بحثي، سواء كانت النتائج العلمية والبيانات والإحصاءات من دراسة، فإن التقرير البحثي هو وسيلة رائعة لمشاركة نتائجك.
6. تقرير أكاديمي
التقرير الأكاديمي هو تقرير يتم إنشاؤه لفصل دراسي، غالباً في الدراسات العليا أو الجامعة، يتبع هذا أسلوب الكتابة الرسمي ويتعمق في موضوع يتعلق بالدراسات الأكاديمية للطالب.