استعرضت شركة «إس إيه بي كونكر»، مجموعة من الخطوات التي تساعد المؤسسات على تحسين السياسات والعمليات المرتبطة بأقسام الشؤون المالية والموارد البشرية، لا سيما في ظل الأوضاع الاقتصادية المضطربة التي تمرّ بها.
وفي ظلّ ارتفاع تكاليف المعيشة، بات الموظفون أحرص على التدقيق في معاملات الاسترداد المالي لنفقات العمل أو السفر في أماكن عملهم، نظراً لتخوّفهم من أن تؤثر هذه المعاملات في مواردهم المالية، لذلك يزداد الحرص في الأقسام المعنية بإدارة النفقات في المؤسسات على تأدية هذه المعاملات بسرعة ودقة، حفاظاً على سلامة العلاقات بين أصحاب العمل والموظفين.
وبهذه المناسبة، قال جابرييل إندريري، نائب الرئيس والمدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى شركة «إس إيه بي كونكر»: «إن رضا الموظفين ضروري لتعزيز عمل المؤسسات ودعم نموها، لكن إدارة النفقات ظلّت أحد المجالات التي أُغفلت لوقت طويل؛ لذا فإن الحرص على وضع سياسات محدثة تدعم الموظفين بمعاملات يسيرة وتضمن لهم سرعة استرداد النفقات، ستجعلهم يشعرون بالتقدير والاهتمام».
وفي المقابل، قد تمنع العمليات المعقدة الموظفين من الاستفادة الكاملة من المطالبات التي يقدمونها لاستعادة النفقات، لأنهم كثيراً ما يشعرون بالقلق إزاء أخطاء غير متعمدة قد تُفسّر بأنها محاولات احتيال، ما قد يُعرّض أمنهم الوظيفي للخطر، عدا عن عدم قدرتهم على تحمّل انتظار استرداد النفقات، وتبعات هذا الأمر من شعورهم بقلّة التقدير والاحترام.
ويظهر ذلك بوضوح في نتائج دراسة حديثة حول إدارة النفقات وتجربة الموظفين، أجرتها «إس إيه بي كونكر»، وكشفت أن ما يقرب من نصف الموظفين (49 في المئة) في أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا قلقون من احتمال أن يسيء مديروهم الظنّ بهم إذا كانت مطالباتهم باسترداد النفقات مرتفعة، ما يشير إلى أن بعض الموظفين قد يُحجمون عن المطالبة بجميع النفقات التي تحملوها، في حين يشعر 54% أنهم سيقعون في المشكلات إذا اشتملت مطالباتهم باسترداد النفقات على أخطاء.
وإذا ما أخذنا هذه التحديات في الاعتبار، نجد أن ثمّة أربع خطوات يمكن لأقسام الشؤون المالية والموارد البشرية اتباعها لتحسين السياسات والعمليات دعماً للموظفين:
1. تسخير تقنيات الذكاء الاصطناعي والأتمتة
إن الطريقة التي يتم بها وضع العديد من سياسات إدارة النفقات لم تعد مناسبة للتحديات المعاصرة التي تواجهها الشركات والموظفون، لا سيما المتعلقة بمخاوف الموظفين حيال العمليات التي تضع عليهم ضغوطاً تتمثل في الحاجة إلى استكمال بعض المهام اليدوية غير المألوفة لهم.
لذا تأتي تقنيات الأتمتة المتاحة في الوقت الحاضر لتساهم في دعم العمليات الفعالة والمباشرة، وتجني المؤسسات التي تستخدم هذه التقنيات منافع تحسين تجربة الموظفين ورفع كفاءتهم، ما يخفف الضغط الواقع عليهم ويزيد من مستويات رضاهم.
لذلك وجدت دراسة «إس إيه بي كونكر» أن 50% من الموظفين قد قالوا إن أتمتة عمليات النفقات هي أفضل طريقة لتبسيطها.
هذا، ويتواصل التحوّل إلى الأدوات الرقمية، إذ بات 55% من صناع القرار في أقسام الشؤون المالية والموارد البشرية يستخدمون الذكاء الاصطناعي لضمان امتثال جميع امتيازات الموظفين الخاضعة للضريبة للوائح الحكومية.
وقد ذكر 62 في المئة أن الأدوات الرقمية تساعد في إدارة النفقات إدارةً أكثر فاعلية في مؤسساتهم، فالأقسام المعنية، من دون هذه الأدوات، ستقضي المزيد من الوقت في البحث عن الأخطاء والتدقيق في الامتثال يدوياً بطريقة غير فعالة.
2. طلب الحصول بانتظام على ملاحظات الموظفين
إن الطريقة التي تستجيب بها المؤسسات لتحديات إدارة النفقات من شأنها أن ترفع رضا الموظفين وتدعّم استبقاء أصحاب المواهب، أو أن تخلق نقطة انهيار في علاقة العمل وضياع للمواهب.
ونظراً لانخراط الموظفين في عمليات النفقات بانتظام، فإنه ينبغي لقادة الأعمال فهم السبل التي يمكنهم عبرها تحسين هذه العمليات، بالحرص على طلب آراء الموظفين وملاحظاتهم. ووفقاً لدراستنا، قال 79% من الموظفين إن مؤسساتهم تجري مبادرات للحصول على آرائهم وقياس رضاهم في هذا الجانب، لكن 27 في المئة فقط قالوا إن هذا الأمر يتكرر بحرص وانتظام.
إن على المؤسسات أن تدرك أن هذا الإجراء مهم لتقليل الضغط في مكان العمل من دون الحاجة إلى تقديم دعم مالي مباشر، فمجرّد تحدثّ المسؤولين إلى الموظفين يجعلهم يدركون نوع التدريب الذي يحتاج إليه موظفوهم والسياسات التي يمكنهم تطويرها لجعلهم يشعرون براحة أكبر في التعامل مع مسألة استرداد النفقات.
3. سياسات مبتكرة وقوية تناسب العصر
لطالما عُرف عن أنظمة إدارة النفقات والفواتير بأنها تستغرق وقتاً طويلاً ويصعب التعامل معها، مع أنه بالإمكان أن يكون الوضع أفضل من ذلك.
إن التقصير القائم في هذه العمليات والوقت الذي تستغرقه يتسببان في إحباط الموظفين، وهذا أمر واضح، لكن المؤسسات تسعى في الوقت نفسه إلى تقليل أوجه القصور في عملياتها وخفض التكاليف.. وهناك تلوح فرصة القيام بذلك أثناء تحسين الإجراءات والسياسات لدعم الموظفين.
يجب أن تكون سياسة النفقات المؤسسية واضحة ودقيقة، وأن تشتمل النسخة الموجّهة للموظف منها على الأساسيات وتخلو من المصطلحات القانونية أو المؤسسية المعقدة، فكلما غدت السياسة أسهل فهماً، سهُل على الموظفين اتباعها وتنفيذها، كما يجب على أصحاب العمل أيضاً أن يأخذوا في الاعتبار أن أنواع النفقات ومتطلباتها قد تغيرت في السنوات القليلة الماضية لتنسجم مع توجهات العمل عن بعد.
4. تأكد من قيام المديرين بتوصيل السياسات بشفافية وانفتاح
تُعدّ تقنيات الذكاء الاصطناعي والأتمتة أمراً بالغ الأهمية، ولكن من الضروري دمجها مع ثقافة الشفافية والتواصل المفتوح لنزع فتيل التوتر وتمكين الموظفين من التعامل بسهولة مع معاملات النفقات والسماح لأقسام الشؤون المالية والموارد البشرية بأن تديرها بكفاءة.
ويجب في هذا السياق الإعلان بوضوح عن أية تحديثات تخضع لها السياسة، لضمان وصولها إلى جميع الموظفين.
وأشار إلى أن شرح الأسباب الكامنة وراء التغييرات في سياسة النفقات، وتبيان منافعها لجميع الموظفين، يساعد في تقبلها والامتثال لها، لذا من المهم أن تكون هناك سياسة يجب اتباعها، ولكنها أيضاً سياسة يخضع الجميع بلا استثناء للمساءلة بموجبها، بغض النظر عن المنصب أو الأقدمية، ضماناً لتحقيق العدالة في جميع الجوانب.